個人情報の取り扱いについて

近年、高度情報化に伴う個人情報保護の重要性への社会の関心は高まっており、関連企業をはじめすべてのお客様からお預かりした個人情報を保護することは、心理カウンセリングなどの業務を営む当社の社会的責務であると考えます。
株式会社東京カウンセリングセンター(以下、当社)は、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言いたします。

個人情報保護方針

第1条 個人情報の取得と利用

当社は利用目的を明確にしたうえで取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取り扱う各部門の部門個人情報管理者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。
また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備および安全管理措置を講じます。

第2条 個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、お客さまにご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また、個人情報の漏えい、滅失、き損を防ぐため、適切な安全管理措置を行います。また、問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対してはすみやかに再発防止のための是正を行います。

第3条 準拠法等

当社は、当社が保有する個人情報の取り扱いに関して適用される法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。

第4条 問い合わせ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問い合わせや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

第5条 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

制定日:2012年9月25日
株式会社 東京カウンセリングセンター
代表取締役社長 東島 俊一

<お問い合わせ窓口>
■ お電話 03-3562-8411
■ 受付時間 10時〜17時(月曜〜金曜のみ受付)
※ 土曜・日曜・祝日・年末年始はお受けできません。

お客様の個人情報取り扱いについて

株式会社東京カウンセリングセンター(以下、当社)は、個人情報保護に取り組んでおります。
*お客様の個人情報はお客様ご自身の意志で提供いただくようお願いいたします。ただし、ご提供いただけない情報がある場合、利用できないサービスもあります。

個人情報管理責任者:小林義雄
Tel:03-3562-8411

1)個人情報の利用目的

◆当社が取り扱う下記の個人情報についての利用目的は次のとおりです。

<1>当社のご契約先企業からお預かりする当社サービス利用対象者の個人情報
■ 当社が受託したサービス提供の前提としての本人確認、及びサービス利用に関する情報提供
■ 当社が受託したサービス提供のためのストレスチェックの実施、及び個人診断シートの作成及び発送

<2>ストレスチェック、カウンセリング、相談対応等の当社サービスの提供に際

(1)メンタルヘルス関連サービス提供・管理のための利用
■ ストレスチェックの実施、個人診断シートの作成および発送
■ メンタル不調者との面談・職場復帰支援
■ 電話での相談対応および医療機関等の紹介
■ 職場の安全衛生の保持促進のためのコンサルテーションおよび研修の企画・運営

(2)サービス向上のための利用
■ サービスの維持・改善のための調査および学術研究
■ 当社従業者、当社顧問、提携相談機関に対する教育
■ 個人が特定されない各種統計資料の作成
■ 当社が取扱う商品・サービス等のご案内(郵便物の発送・電子メールの送信等)

<3>当社の顧問その他の契約先の個人情報

■ 当社の業務に関する連絡、その他のご案内
■ サービス利用者に対する、専門知識、経歴等の情報開示

<4>採用応募者の個人情報

■ 当社における採用の判断
■ 必要な連絡事項送付(郵便物の発送・電子メールの送信等)

<5>退職者に関する個人情報

■ 当社が退職者に対して行うべき人事管理業務に関する連絡、その他のご案内

<6>上記に定めるほか、当社へお問い合わせ等された方の個人情報

■ 必要な連絡、対応、関連資料の送付

◆建物内に設置する防犯カメラの撮影映像を以下の目的で使用します。

■ 施設内の防犯・安全管理のため

◆カウンセリング受付業務等の電話での会話内容の録音データを以下の目的で使用します。

■ 個人情報の取得に必要な事項を伝達したことを確認するため。

※電話メンタルヘルスカウンセリングにつきましては匿名対応につき、その内容は個人情報には該当しませんが、会話内容の録音データは以下の目的で使用します。

■ お客様対応の品質向上及び通話内容の確認のため

2)個人情報の提供

当社がお客様から収集させていただいた個人情報は、第三者に提供、開示などをすることはありません。

3)その他第三者に対する提供の制限

当社は取得した個人情報を適切に管理し、事前にご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはいたしません。だだし、次の場合は除きます。

◆本人または第三者の生命が危機にさらされるおそれ、または法令違反があると当社が判断した場合

◆本人または第三者が虐待を受けている可能性が高く、直ちに対処しなければ本人または第三者の生命が危機にさらされるおそれがあると当社が判断した場合

◆本人が自殺をする意思を明らかにし、当社がその実行される可能性を著しく高いと判断した場合

◆法令等により開示が求められた場合

4)個人情報の外部委託

当社および当社グループ会社がお客様から収集させていただいた個人情報は、個人情報に関する「機密保持契約」を締結している業務委託会社に委託することがあります。お客様に明示した利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取り扱いを委託する場合を除き委託をすることはありません。

5)クッキーの取り扱いについて

当社の運営するWEBサイトでは、クッキーを利用して、利用者がID、パスワード等を毎回入力する手間を省いたり、訪れたページの履歴情報などを収集することがあります。 クッキーによって利用者の個人情報を取得することはありません。またクッキーの受取を拒否することができますが、この場合、当サイトが提供するサービスをご利用いただけない場合があります。

6)個人情報の開示等の請求について

当社は、保有個人データに関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、利用目的の通知、訂正、追加、消去、利用停止、削除を求められたときは、本人であることを確認のうえ、合理的な時間内でこれに応じます。
なお、第三者から委託された個人情報については、当社に開示等の権限はありません。
開示等のご請求を行う場合は、下記(1)~(3) を封書にて必ず配達記録郵便で郵送してください。(配達記録郵便費用を含む郵送費はお客さまにてご負担ください。)

<請求先>
〒104-0061
東京都中央区銀座1-13-1 法研本社ビル別館2階
株式会社 東京カウンセリングセンター
個人情報開示請求係

(1)当社の「個人情報に関する開示等請求書」

(2)お客さまご本人の確認書類について

お客さまが個人情報保護法(以下「法」といいます。)第24条第2項による利用目的の通知または法第25条第1項による開示をご請求になる場合には、個人情報の漏えい防止の観点から、お客さまご本人の確認書類をご提出いただきます。お客さまの代理人がご請求になる場合には、お客さまご本人および代理人の双方の確認書類が必要となります。また、ご本人が15歳以下の場合には、ご本人の法定代理人にご請求いただきます。各々の確認書類につきましては、下記をご参照ください。

1. ご本人の場合

有効期間内の次の書類(注:コピーにはデジタルカメラやスキャナによる画像、これを印刷したものは含まれません。)のうち、いずれか1通が必要となります。

■ 運転免許証のコピー
(本籍地の項目については、不必要ですので、油性ペンなどで消去いただきますようにお願い致します。)
※住所変更されている場合には、住所変更手続をなさったうえで、「裏面」のコピーも添付ください。

■ 住民基本台帳カードのコピー
※「顔写真」入りで氏名・生年月日・住所(現住所)が記載されているもの[Bタイプ]。同一市区町村内で現住所に住居変更されている場合には「裏面」のコピーも必要です。

■ 旅券(パスポート)のコピー
※顔写真のページと所持人記入欄(氏名・住所などの記入箇所)の両方のコピーが必要です。

■ 各種年金手帳のコピー

■ 各種福祉手帳のコピー

■ 各種健康保険証のコピー
※住所欄には必ず現住所をご記入ください。

■ 外国人登録原票の写しまたは外国人登録原票記載事項証明書(外国人の場合)

2. 代理人の場合

3ヶ月以内に発行された次の書類

■ 親権者(民法818条)の場合
※戸籍謄本、戸籍抄本等、本人との関係を証する書類

■ 成年後見人(民法第8条、第843条)の場合
※登記事項証明書

■ 未成年後見人(民法第839条、第840条)の場合
※登記事項証明書

■ 任意代理人の場合(注:本人が16歳以上である場合に限ります。)
※本人が自署、押印した委任状(原本)

3. 成年後見人が法人である場合

登記簿謄本、登記簿抄本、現在事項全部証明書または現在事項一部証明書のいずれか(注:3ヶ月以内に発行されたものに限ります。)

(3)手数料等について

1.手数料等
1回のご申請ごとに、手数料と郵送料の合計額1,200円が必要です。

2. 手数料等の支払方法
費用のお支払方法は、1,200円分の郵便定額小為替を申請書に同封してください。
なお定額小為替は、発行後3ヵ月以内のものでお願いいたします。 また、表面・裏面のいずれにも、絶対に何も記載しないでください。
なお、手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていない場合は、その旨をご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。また、その他実費を要した場合は、別途、請求させていただきます。

<当社からのご回答>
お客さまへのご回答は、本人の身分証明書に記載の住所に本人限定受取郵便(特例型)で郵送させていただきます。また、当社からの回答につきましては、社内の調査期間として2週間程のご猶予をいただきたく存じます。なお、2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡させていただきます。

<個人情報に関するお問い合わせ窓口>
■ お電話 03-3562-8411
■ 受付時間 10時〜17時(月曜〜金曜のみ受付)
※ 土曜・日曜・祝日・年末年始はお受けできません。

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